¿Cómo Implementar un Sistema de Gobierno de TI?

Luego de determinar el diseño final, en el proceso de implementación se realiza principalmente un análisis de brechas que determina los objetivos que se deben desarrollar o madurar, lo cual se realiza a través de un enfoque de programas o proyectos de implementación, para lograr acortar la brecha respecto al diseño, normalmente se desarrolla en diferentes interacciones, bajo un proceso cíclico, según se aprecia en la siguiente figura.

El proceso de implementación, a nivel de la gestión del programa (anillo azul del modelo) se basa en siete fases, las cuales se detallan a continuación:

1. Identificar los impulsores. En esta primera fase se identifica los impulsores de cambio y crea a nivel de la gestión ejecutiva el deseo de cambiar que se expresa como una descripción de un caso de negocio, en el cual se determina los beneficios que obtendrá la empresa con el cambio.
2. Determinar el estado actual. En esta fase se determina la estrategia, los objetivos de la empresa, los riesgos y problemas, las cuales ya han sido determinadas en las etapas de diseño.
3. Establecer donde queremos estar. En esta fase se realiza un análisis de brechas respecto al diseño, se identifican iniciativas de mejora factibles y las traslada a proyectos justificados. Tras su aprobación, dichos proyectos deben ser integrados en la estrategia de mejora con un plan detallado para alcanzar la solución.
4. Establecer que debe hacerse. En esta etapa se definen los proyectos sustentados con casos de negocio justificables y un plan de cambio para la implementación.
5. Como implementar el proyecto. En esta etapa se ejecutan los proyectos, se realiza el seguimiento y control.
6. Verificar el logro. En esta fase se verifica si se ha cumplido las metas esperadas y se centra en la transición sostenible de las mejoras del proyecto a las operaciones diarias de la empresa.
7. Mantener el impulso. En esta fase se identifica otros requerimientos de gobierno y gestión y refuerza la necesidad de una mejora continua.

Para Cobit es muy importante la habilitación del cambio en la organización (anillo violeta del modelo), para que los proyectos tengan éxito, es necesario atender aspectos de comportamiento y culturales relacionados con la implementación o mejora.

Para que el proceso de implementación se haga de forma satisfactoria depende de que a la hora de implementar, la gestión del cambio se haga de forma correcta. En muchas organizaciones, hay un enfoque significativo en el primer aspecto (implementar las buenas prácticas correspondiente al anillo azul), pero no el suficiente en la gestión de cambios (anillo violeta), implementar el cambio de forma correcta, poniendo el énfasis en la gestión de las personas, aspectos culturales (cultura organizacional) y de comportamiento del cambio y motivando a las partes interesadas a respaldar el cambio. La habilitación del cambio (según Cobit), que incluye la gestión de las partes interesadas, es una de los mayores retos de la implementación de un sistema de gobierno de TI.

El modelo de habilitación del cambio de Cobit, se basa en una de las estrategias más ampliamente aceptadas para habilitar el cambio, es la desarrollada por John Kotter:

1. Establecer un sentido de urgencia.
2. Formar una poderosa coalición de orientación.
3. Crear una visión clara que se exprese de forma simple.
4. Comunicar la visión.
5. Empoderar a otros a actuar conforme a la visión.
6. Planificar y crear ganancias a corto plazo.
7. Consolidar mejoras y producir más cambios.
8. Institucionalizar nuevas estrategias.

Esta estrategia ha sido adaptada al modelo de implementación de Cobit, con la intensión de garantizar el éxito en la implementación de proyectos en las organizaciones.

El anillo celeste del modelo de implementación, hace referencia al ciclo de vida de la mejora continua, que debe tratar de lograr toda organización.

El proceso de implementación de Cobit es cíclico, se basa en sprints (metodología ágil), se recomienda implementar pocos proyectos en un sprint y luego otro grupo en otro sprint y así sucesivamente.

Por lo indicado, el proceso de implementación es holístico, abarca muchos aspectos, desde la gestión de proyectos, la gestión del cambio y la mejora continua, con la intensión de minimizar el riesgo del fracaso y optimizar las posibilidades de éxito en la implementación de un sistema de gobierno de TI.